Gestión de requisitos: qué es, proceso y mejores prácticas

Es viernes por la noche y estás por pedir pizza. Tienes el teléfono en una mano y una lista de pedidos de tus amigos en la otra. Pero primero, debes ordenar las preferencias de cada uno y decidir qué tipo de pizza pedirás. ¿De pepperoni? ¿Mozzarella? ¿Vegetariana?

Pedir una pizza empieza a parecerse inquietantemente a la gestión de requisitos para el lanzamiento de tu último producto. Tal como en la situación anterior, la gestión de requisitos consiste en escuchar a las partes interesadas y entender de qué manera puedes satisfacer las necesidades de todos lo mejor posible. En un entorno donde los equipos trabajan de forma remota, los proyectos son cada vez más complejos y las herramientas de inteligencia artificial transforman la forma en que colaboramos, contar con un proceso sólido de gestión de requisitos es más importante que nunca.

¿Qué es la gestión de requisitos?

La gestión de requisitos es el proceso que garantiza que los entregables finales del proyecto cumplan tanto con las necesidades de los clientes como con las de los participantes internos. En este caso, un requisito es algo que las partes interesadas necesitan o desean de tu producto. Esas partes interesadas pueden ser colaboradores internos (como personas que trabajan en otros departamentos) o participantes externos (como los clientes).

Por lo general, quienes aplican la gestión de requisitos son los equipos de desarrollo que trabajan con productos y funciones de software, pero también se usa en general para la gestión de proyectos. Por ejemplo, un requisito podría ser una función que permitiera que los clientes usaran con éxito el producto o algún aspecto de tu producto que ayudara a que los colaboradores de otros departamentos cumplieran sus objetivos de negocios.

Antes de empezar a trabajar en un producto, deberás acordar los requisitos exactos para brindarles a las partes interesadas lo que realmente necesitan. La gestión de requisitos te permite documentar y establecer las prioridades entre los requisitos, dar seguimiento a los cambios y mantenerte alineado con los demás participantes a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además, te servirá para gestionar los cambios de requisitos y para mantener al proyecto dentro del alcance propuesto.

En contextos modernos, donde los equipos remotos, las metodologías ágiles y las herramientas de inteligencia artificial forman parte del día a día, la gestión de requisitos cobra aún más importancia. Un proceso bien definido ayuda a que todos los involucrados, independientemente de su ubicación o zona horaria, trabajen con la misma información actualizada y puedan adaptarse a los cambios con rapidez.

¿Qué es un requisito?

Un requisito es un componente que necesitas implementar para finalizar una función o producto. En otras palabras, es algo que tu producto debe tener o hacer para cumplir con las expectativas de las partes interesadas. Los productos de software pueden tener cientos de requisitos. Pero, independientemente de cuántos requisitos tenga un producto, todos deben ser:

• Necesarios: necesitas cumplir con este requisito para alcanzar los objetivos de un proyecto o del producto.

• Específicos: el requisito debe estar bien detallado y tener un propósito claro.

• Fáciles de entender: el requisito debe estar redactado con claridad y ser fácil de comprender.

• Precisos: el requisito debe contener información precisa suficiente sobre el inconveniente que resuelve o la necesidad que cubre. Es decir, en vez de solamente describir lo que hace falta hacer; además, deberías aclarar por qué es importante satisfacer ese requisito.

• Viables: deberías averiguar si el requisito se puede implementar con la infraestructura de código y tecnología que tienes actualmente.

• Comprobables: deberías poder demostrar el requisito mediante pruebas con usuarios, pruebas A/B u otro método.

Veamos un ejemplo. Imagina que estás creando una aplicación y que uno de los requisitos es que toda la aplicación debe traducirse al inglés, chino, japonés y francés porque esos idiomas se corresponden con tus principales mercados de comercialización.

• El requisito es necesario para lanzar la aplicación en los principales mercados de la empresa y cumplir con los objetivos de negocio.

• Es específico porque indicas cuáles son los idiomas que necesitas y que debe traducirse toda la aplicación.

• Es fácil de entender porque no se utiliza terminología técnica; más bien, está redactado de un modo que cualquiera de los miembros del equipo y colaboradores de distintos departamentos puede entender.

• Es preciso porque has especificado claramente por qué es importante este requisito: los idiomas inglés, chino, japonés y francés corresponden a tus principales mercados de comercialización.

• Es viable porque ya has desarrollado prototipos y casos de prueba en otros idiomas. Por lo tanto, sabes que es posible llevar a cabo la localización y que obtendrá los resultados esperados.

• Es comprobable porque cuentas con un sistema organizado para probar y confirmar la precisión de cada una de las versiones traducidas.

¿Por qué es importante la gestión de requisitos?

La gestión de requisitos es indispensable para crear un producto de primer nivel. Según el informe The State of AI at Work de Asana, los equipos que adoptan procesos estructurados de gestión del trabajo logran reducir la duplicación de esfuerzos y mejorar la alineación entre departamentos. De hecho, el 70 % de los trabajadores del conocimiento ya utiliza herramientas de inteligencia artificial semanalmente, un salto significativo respecto al 52 % de 2024. Sin embargo, el mismo informe revela que el agotamiento digital alcanzó el 84 % y las cargas de trabajo inmanejables el 77 %, lo que demuestra que la tecnología por sí sola no basta: se necesitan procesos claros como la gestión de requisitos para canalizar el esfuerzo de forma eficiente. A continuación, te contamos los motivos principales por los que deberías invertir en un buen proceso de gestión de requisitos:

• Entrega las funciones correctas. El proceso de gestión de requisitos es útil para definir lo que el usuario necesita a partir de la interpretación de su interacción con el producto. Resulta muy útil para, primero y ante todo, alinear los entregables con las necesidades esenciales de tus clientes. Cuando las prioridades están definidas desde el principio, tu equipo puede concentrarse en lo que realmente importa y evitar dedicar tiempo a funciones que nadie ha solicitado.

• Se alinea con los objetivos de negocios. Cuando documentes y establezcas las prioridades de los requisitos, asegúrate de que queden alineados con los objetivos generales. Por ejemplo, un requisito de traducir la aplicación a doce idiomas serviría para respaldar el objetivo de negocios de expandirse a mercados internacionales. Si algún requisito no concuerda con los objetivos de negocios, probablemente signifique que debes invertir los recursos en alguna otra parte o tener una muy buena razón que justifique por qué el requisito es realmente importante.

• Evita la corrupción del alcance. Los requisitos funcionan como el alcance de un proyecto, con ellos se definen los límites y se determina exactamente con qué objetivos y entregables se trabajará. La definición anticipada de los requisitos te ayuda a identificar obstáculos potenciales y a poner límites cuando alguien intenta agregar requisitos adicionales.

• Sortea los obstáculos. Crear un producto no es nada fácil; por lo menos, hay una etapa de desarrollo del software, otra de diseño y otra de pruebas, sin mencionar las secuencias de código complejas y los sistemas de ingeniería con los que hay que trabajar. La gestión de requisitos te ayuda a planificar el desarrollo de un producto dentro de las limitaciones de ese código y a dar seguimiento a lo que debes lograr a cada paso del proceso de desarrollo del producto.

• Mejora la productividad del equipo. Un proceso claro de gestión de requisitos reduce las idas y vueltas innecesarias, las reuniones de aclaración y los malentendidos. El informe The State of AI at Work de Asana indica que solo el 22 % de los trabajadores afirma que la información fluye rápidamente entre equipos y apenas el 30 % reporta una colaboración interdisciplinaria eficaz. Un proceso sólido de gestión de requisitos aborda directamente estos problemas al centralizar la información y establecer expectativas compartidas. Cuando cada miembro del equipo sabe exactamente qué se espera y por qué, el trabajo avanza de forma más fluida y con menos fricciones.

¿Quién es responsable de la gestión de requisitos?

La persona responsable de la gestión de requisitos dependerá de tu proyecto o equipo en particular. Pero, en general, los encargados o gerentes de producto son quienes gestionan los requisitos de los equipos de desarrollo. Estos dos roles son muy similares, excepto que los encargados de producto son un rol estándar en los equipos Scrum mientras que el rol de los gerentes de producto es más universal, independientemente de si el equipo aplica una metodología ágil o no. Si, en cambio, trabajas con un proyecto más general, el gerente de proyecto será el responsable de la gestión de los requisitos.

En la gestión de requisitos, se requiere una colaboración interdisciplinaria entre tu equipo y los demás participantes del proyecto. Debes reunir los comentarios de todas las partes interesadas, trabajar en conjunto para entender cada requisito y ayudar al equipo a planificar cómo abordarán cada necesidad planteada. Esto significa que la persona que gestiona los requisitos de tu proyecto debe tener habilidades sólidas de colaboración y sobresalir en la comunicación interdisciplinaria, porque será el centro de todo.

Hoy en día, las herramientas de inteligencia artificial y los agentes de IA también desempeñan un papel complementario en este proceso. Pueden ayudar a automatizar la recopilación de comentarios, identificar requisitos duplicados y mantener actualizada la documentación, lo que permite que los responsables se concentren en las decisiones estratégicas.

¿Cuáles son los diferentes tipos de requisitos?

Existen tres tipos principales de requisitos: los comerciales, los del usuario y los del sistema. Resulta muy importante definir los diferentes tipos de requisitos antes de empezar a trabajar, ya que esto suele determinar quiénes serán las partes interesadas con las que colaborarás.

A continuación, compartimos un panorama general de los diferentes tipos de requisitos:

Requisitos comerciales

Los requisitos comerciales son los objetivos generales de negocio o las métricas a las que contribuye tu producto. No son necesariamente algo que el producto deba hacer, sino más bien cosas que el negocio necesita para satisfacer a las partes interesadas internas y externas.

Por ejemplo, imagina que trabajas para un negocio minorista en línea y que el equipo de ventas utiliza un sistema de gestión de contenido para crear y actualizar las páginas de los productos en el sitio web. Para organizar el inventario en aumento, el equipo de producto trabaja en la implementación de una función de búsqueda optimizada en el sistema de gestión de contenido (CMS). Este proyecto está alineado con el siguiente requisito de negocios: aumentar el inventario de productos en un 50 % durante el 1.º trimestre.

Requisitos del usuario

Con los requisitos del usuario se define qué necesitan los usuarios y cómo interactúan con tu producto. Describen los puntos débiles o alguna acción que el cliente desee realizar, además de cómo debería funcionar el producto para aliviar esos puntos de conflicto o ayudar al usuario a cumplir con la acción deseada.

Generalmente, en los equipos ágiles a los requisitos del usuario se les da el formato de historias de usuarios, que consisten en explicaciones informales de una función de software, redactadas desde la perspectiva de un usuario final. Las historias de usuarios siguen este formato: "Como [perfil], quiero [objetivo del software], para lograr [resultado]".

Volvamos al ejemplo del sistema de gestión de contenido (CMS) descripto anteriormente. A continuación, compartimos un ejemplo de historia de usuario escrita desde la perspectiva del usuario final; en este caso, un agente de ventas que usa el CMS para cumplir con sus funciones.

«Como agente de ventas, quiero buscar y encontrar fácilmente información específica sobre los productos publicados en nuestro CMS, para lograr actualizar y gestionar el inventario en línea que está en constante crecimiento».

Requisitos del sistema

Con los requisitos del sistema se define qué hará el producto. Piénsalo de este modo, mientras que con los requisitos del usuario se explican el "porqué" y el "qué" de las funciones del producto desde la perspectiva del usuario, con los requisitos del sistema se define "cómo" se construye la función, ahora desde la perspectiva del equipo de ingeniería.

En la mayoría de los casos, los requisitos del sistema se desglosan en requisitos funcionales y no funcionales. Con los requisitos funcionales se define qué hará el producto, mientras que con los no funcionales se determina en qué medida las funciones del producto funcionarán como se espera. Esto significa que, por lo general, los requisitos no funcionales están vinculados a la seguridad, el rendimiento y la fiabilidad.

Por ejemplo, aquí te mostramos cómo un equipo de ingeniería podría desglosar el requisito anterior del CMS en requisitos del sistema:

Requisitos funcionales

• Que en cada listado de productos se almacene la siguiente información: el tipo de producto, la fecha de creación, el autor, la URL y el estado de la publicación.

• Que no se puedan crear nuevos productos a menos que los autores seleccionen un tipo de producto en el menú desplegable.

• Que la barra de búsqueda incluya una opción para aplicar los siguientes filtros extra: el tipo de producto, la fecha de creación, el autor, la URL y el estado de la publicación.

• Que se puedan seleccionar varios filtros a la vez.

Requisitos no funcionales

• Que los resultados de las búsquedas aparezcan en menos de cinco segundos.

• Que los resultados de las búsquedas sean 100 % precisos.

Los seis pasos del proceso de gestión de requisitos

La gestión de requisitos no tiene por qué resultar abrumadora. Si creas un proceso estandarizado para tu equipo, puedes seguir los mismos pasos cada vez que lo necesites, en vez de preocuparte por saber a quién debes incluir y cuándo.

Para ayudarte a empezar, hemos simplificado el proceso en seis pasos. Después, una vez que lo hayas probado y que sepas qué es lo que funciona para tu equipo, podrás adaptar tu proceso de gestión de requisitos según corresponda.

1. Reúne los requisitos

Antes de poder definir los requisitos del proyecto; primero, debes informarte sobre cuáles son esos requisitos. En esta etapa, que reúna los requisitos no significa que necesariamente serán parte de tu proyecto, más bien, es una oportunidad para que te conectes con las demás partes interesadas y con los clientes para conocer más a fondo sus necesidades.

Existen diferentes formas de abordar esta fase, puedes reunirte con las partes interesadas en persona para comunicar los detalles del producto o la función que estás creando; y después, preguntarles qué necesitan o quieren de tu proyecto para ayudar a los clientes o para alcanzar los objetivos de negocios. Durante este período, puedes desarrollar los requisitos puedescon la ayuda de los demás involucrados hasta entender perfectamente lo que necesitan. También tienes la posibilidad de comunicarte con las partes interesadas de forma asincrónica para no perder tiempo con tantas reuniones. Aunque si lo que necesitas es entender cuáles son los requisitos de los usuarios finales, probablemente te convenga realizar pruebas de usuario o comunicarte con el equipo de investigación de usuarios.

Durante estas conversaciones, no olvides tener en cuenta las expectativas de las partes interesadas: deben saber que no todos los requisitos que solicitan se incluirán en el producto. En definitiva, dependerá de tu equipo y de ti establecer las prioridades y seleccionar los requisitos más importantes en los que trabajarán.

2. Analiza los requisitos

Es hora de clasificar todos esos comentarios y de decidir cuáles se alinean con tu producto y objetivos de negocios. A la larga, cada requisito deberá contribuir a un objetivo de negocios global, como, por ejemplo, aumentar los ingresos, expandirse a nuevos mercados o mejorar la satisfacción de los clientes.

Para priorizar de forma eficaz, puedes apoyarte en marcos de análisis como MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) o en una matriz de impacto frente a esfuerzo. Estos métodos te ayudan a evaluar cada requisito según su valor para el negocio, la urgencia y la complejidad técnica. También es recomendable involucrar a representantes de distintas áreas (producto, ingeniería, diseño y negocio) para obtener una perspectiva completa antes de descartar o aprobar cualquier requisito.

3. Define los requisitos

Ahora que ya has analizado los requisitos y elegido los que se alinean con tus objetivos, es hora de definirlos con claridad, para garantizar que el equipo tenga toda la información que necesita para trabajar. Esta etapa es útil para detallar todo aquello que debe cumplir el equipo de desarrollo para finalizar el producto o la función.

Una opción para definirlos es crear historias de usuarios para cada requisito, a fin de articular qué necesitan los usuarios y cómo interactuarán con tu producto. Después, podrás desglosarlos en requisitos del sistema más específicos. A medida que avances, probablemente debas reunir más información de las partes interesadas para asegurarte de tener el contexto suficiente como para cumplir con cada uno de los requisitos.

Es fundamental que cada requisito esté documentado con un lenguaje claro y sin ambigüedades. Evita términos vagos como «rápido» o «fácil de usar» y, en su lugar, establece criterios concretos y medibles. Por ejemplo, en vez de decir «la página debe cargar rápido», especifica «la página debe cargar en menos de tres segundos en una conexión estándar». Esta precisión reduce los malentendidos y facilita las pruebas posteriores.

4. Documenta los requisitos

En realidad, no hay una forma establecida de documentar y dar seguimiento a los requisitos. Es probable que el equipo de producto, históricamente, haya usado especificaciones de requisitos de software (SRS), documentos de requisitos de productos (PRD) o una matriz de trazabilidad de requisitos (RTM).

La trazabilidad de requisitos es un aspecto clave en esta etapa: consiste en vincular cada requisito con su origen (la necesidad de la parte interesada o el objetivo de negocio) y con los artefactos que lo implementan (diseños, código, pruebas). Mantener esta trazabilidad te permite verificar que ningún requisito se pierda durante el desarrollo y facilita el análisis de impacto cuando surgen cambios.

Para confirmar que el equipo tiene una noción clara y actualizada de todos los requisitos de tu proyecto, usa una herramienta de gestión de proyectos como Asana. Ya no tendrás que trabajar con hojas de cálculo desactualizadas. Por el contrario, tanto tu equipo como las demás partes interesadas podrán ver las descripciones más recientes de cada requisito. Además, podrás dar seguimiento al estado de cada requisito mientras trabajas en el proyecto e incluso, tendrás la posibilidad de configurar automatizaciones para mantener a todos actualizados cada vez que se haya avances.

También puedes integrar Asana con aplicaciones y herramientas de gestión de requisitos más especializadas, como Jira o Github. Resulta particularmente útil si trabajas con personas que no tienen permisos para acceder a herramientas para desarrolladores.

5. Establece las prioridades de los requisitos

Ahora que ya cuentas con el conjunto de requisitos por escrito, trabaja junto a tu equipo para establecer las prioridades y planificar cómo se ocuparán de cada uno de ellos. Esta etapa de priorización te permitirá trabajar primero con las tareas más importantes, en particular, si estas bloquean otras tareas que vienen detrás.

Si el equipo trabaja con metodologías ágiles, agrega los requisitos al trabajo pendiente del producto y después organiza una sesión de planificación de sprint para decidir qué tareas conviene incluir en el siguiente sprint. Si no trabajas en sprints, puedes crear un cronograma del proyecto para disponer cuándo se debería finalizar cada requisito y si tienen dependencias.

6. Elabora un plan para los cambios

La gestión de requisitos no consiste únicamente en planificar los requisitos antes de empezar a trabajar con el proyecto; en realidad, también se trata de gestionar lo cambios en los requisitos a medida que el proyecto avanza. Es decir que debes planificar cómo incorporarás otras tareas que afectarán el alcance de tu proyecto.

Una posibilidad es crear un proceso de control de cambios. Esta opción les ofrece a las partes interesadas una forma de solicitar requisitos nuevos que afectarán el alcance del proyecto; y además, se deja en claro quién aprobará o rechazará la solicitud. Con un proceso de control de cambios también puedes documentar y dar seguimiento al modo en que cambian los requisitos durante el curso de un proyecto, a fin de medir el impacto del cambio más adelante.

Mejores prácticas para la gestión de requisitos

Aplicar un proceso estructurado es un buen comienzo, pero hay ciertas prácticas que pueden marcar la diferencia entre un proyecto que avanza sin contratiempos y uno que se desvía a mitad de camino. Estas son cinco recomendaciones clave:

• Involucra a las partes interesadas desde el principio. No esperes a tener un borrador completo para pedir opiniones. Cuanto antes incorpores las perspectivas de clientes, usuarios y equipos internos, menor será el riesgo de rehacer el trabajo después. Las sesiones de descubrimiento tempranas ayudan a detectar necesidades que de otro modo pasarían desapercibidas.

• Usa un lenguaje claro y sin ambigüedades. Un requisito mal redactado puede interpretarse de formas muy diferentes según quién lo lea. Define cada requisito con criterios específicos y medibles, y evita términos subjetivos como «intuitivo» o «rápido» sin contexto adicional.

• Mantén la trazabilidad en todo momento. Vincula cada requisito con su origen y con los artefactos que lo implementan. De este modo, puedes verificar que no se pierda ningún requisito durante el desarrollo y evaluar el impacto de cualquier cambio antes de aprobarlo.

• Revisa y actualiza los requisitos de forma periódica. Los requisitos no son estáticos. A medida que el proyecto avanza, las prioridades del negocio pueden cambiar, los usuarios pueden aportar nueva información y la tecnología puede evolucionar. Programa revisiones regulares para asegurarte de que los requisitos sigan siendo relevantes y viables.

• Aprovecha la automatización y la inteligencia artificial. Las herramientas modernas de gestión del trabajo pueden automatizar tareas repetitivas como las notificaciones de cambios, la detección de requisitos duplicados y la generación de informes de estado. Esto libera tiempo para que tu equipo se concentre en las decisiones que realmente requieren criterio humano.

Herramientas que simplifican la gestión de requisitos

La gestión de requisitos tiene muchas variables, pero ninguna tiene por qué salirse de control. Con las herramientas correctas, puedes preparar un proceso repetible y proyectar exactamente con quién hay que hablar, cuándo hay que hacerlo, y cómo documentar y organizar los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

A la hora de elegir una herramienta, busca estas características clave: visibilidad en tiempo real del estado de cada requisito, la posibilidad de asignar responsables y fechas de entrega, integraciones con las aplicaciones que tu equipo ya utiliza, automatizaciones para reducir el trabajo manual y funcionalidades de colaboración que permitan a todos los participantes acceder a la información actualizada sin depender de correos electrónicos o documentos dispersos.

Si das seguimiento a los requisitos en Asana, puedes crear una plantilla estandarizada para ayudarte a gestionar los requisitos de todos los proyectos. Es decir, en vez de empezar el proceso desde cero cada vez, puedes reutilizar un flujo de trabajo predeterminado y tener la tranquilidad de saber que no te olvidarás de ningún punto crítico. Además, con las capacidades de inteligencia artificial de Asana, puedes automatizar la asignación de tareas, recibir resúmenes de estado y detectar posibles cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas.

También puedes integrar Asana con herramientas de gestión de requisitos más especializadas, como Jira o Github, lo que resulta particularmente útil cuando colaboras con equipos técnicos que necesitan trabajar en sus propias plataformas sin perder la conexión con el plan general del proyecto.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de requisitos

Gestiona tus requisitos con claridad y eficiencia

Un proceso sólido de gestión de requisitos es la base de cualquier proyecto exitoso. Al documentar, priorizar y dar seguimiento a los requisitos de forma estructurada, reduces el riesgo de malentendidos, evitas la duplicación de esfuerzos y te aseguras de que el resultado final cumpla con las expectativas de todas las partes interesadas. Con las herramientas adecuadas y las mejores prácticas que has aprendido en este artículo, tu equipo puede gestionar los requisitos con confianza, desde la primera idea hasta la entrega final.