Trabajo colaborativo: qué es, ventajas y 11 formas de mejorar tu equipo

En Asana, la plataforma de gestión del trabajo donde las empresas organizan sus proyectos con personas e IA, sabemos que el trabajo colaborativo lleva la coordinación al siguiente nivel: permite que los equipos compartan habilidades, talentos e ideas para alcanzar un objetivo común y generar resultados que ningún integrante lograría por separado.

Cuando se implementa correctamente, el trabajo colaborativo puede tener un impacto positivo en toda la organización. Según el informe The State of AI at Work de Asana, solo el 30 % de los trabajadores del conocimiento afirman que la colaboración entre equipos es efectiva, lo que evidencia la necesidad de mejorar las prácticas de trabajo colaborativo. Gracias a la colaboración en equipo se puede mejorar la eficiencia, fomentar la innovación y fortalecer las relaciones entre equipos. En este artículo abordaremos los beneficios y desafíos de la colaboración en el trabajo, qué habilidades conviene buscar en un equipo colaborativo y cómo crear un ambiente laboral positivo e innovador.

¿Qué es el trabajo colaborativo?

El trabajo colaborativo es una metodología en la que dos o más personas combinan sus conocimientos, habilidades y perspectivas para alcanzar un objetivo compartido. A diferencia de la simple distribución de tareas, implica una interdependencia activa: cada integrante contribuye de forma única y el resultado final es superior a la suma de los esfuerzos individuales.

En un entorno profesional, el trabajo colaborativo se caracteriza por la comunicación abierta, la responsabilidad compartida, la toma de decisiones conjunta y el uso de herramientas comunes que dan visibilidad a todo el equipo. Cuando se aplica correctamente, genera una sinergia del equipo que multiplica el impacto de cada integrante.

Diferencia entre trabajo colaborativo, cooperativo y en equipo

Es habitual confundir estos tres conceptos. Aunque están relacionados, cada uno describe un nivel distinto de integración.

En la práctica, muchas organizaciones combinan los tres modelos. Lo importante es elegir el enfoque adecuado para cada proyecto y asegurarse de que el equipo cuente con las herramientas y los procesos necesarios para colaborar con eficacia.

¿Qué es la colaboración efectiva?

La colaboración efectiva en el trabajo se produce cuando los integrantes del equipo combinan sus fortalezas para alcanzar resultados superiores a los que lograrían de forma individual. A continuación, compartimos algunos ejemplos de cómo puede darse la colaboración en el entorno laboral.

• Lluvias de ideas en grupo: el ejemplo perfecto de una buena colaboración son unas buenas sesiones de lluvia de ideas. En este ejercicio, todos los integrantes del equipo pueden aportar sus ideas y beneficiar al grupo mediante la ideación de soluciones innovadoras a problemas complejos.

• Equipos diversos: las personas que integran un equipo son todas diferentes; y cada integrante aporta algo único y especial al grupo. Conformar equipos inclusivos con una amplia gama de talentos, niveles de conocimiento y antecedentes (personales y profesionales) fortalece la colaboración grupal.

• Comunicaciones honestas y conversaciones abiertas: a fin de que los equipos puedan trabajar juntos con eficacia, deben estar dispuestos a preguntar, a ahondar en puntos específicos e incluso a no estar de acuerdo a veces para lograr que el trabajo avance. A pesar de que no siempre es fácil tener comunicaciones abiertas y honestas, conformar un equipo colaborativo implica cocrear para elaborar mejores soluciones, escuchar lo que otros integrantes tienen para decir y trabajar juntos para cumplir con los objetivos.

«En las organizaciones complejas, necesitas encontrar una manera de mantener a todos informados. La peor forma de trabajar es cuando reina el aislamiento, porque no hay cómo ver lo que sucede en toda la organización. Asana nos ofrece una única plataforma para que todos los equipos puedan compartir su trabajo, comunicarse y realizar un seguimiento». - Bill Crim, gerente general, United Way of Salt Lake

Valores clave de los equipos colaborativos

Los equipos colaborativos que tienen éxito comparten los siguientes valores:

• Claridad: las comunicaciones claras son la clave. Si bien el equipo puede no estar de acuerdo en todo, es vital que las opiniones, ideas y prioridades se comuniquen con claridad para evitar conflictos innecesarios o malentendidos.

• Eficiencia: la manera en que colabore el equipo no debe necesariamente tener una correlación estricta con el tiempo que pasan juntos. Lo importante es a qué se dedica el tiempo. Haz reuniones e informes cortos y directos para ayudar a que tus compañeros de equipo terminen los trabajos a tiempo.

• Positividad: no todos los proyectos del equipo van a funcionar a la perfección siempre. Los equipos que pueden superar los fracasos y volver a empezar proyectos nuevos con una actitud positiva son los que transforman la colaboración en un éxito a largo plazo.

• Confianza: los miembros del equipo necesitan sentir confianza, si quieres que contribuyan con sus ideas y habilidades únicas y particulares. Asegúrate de que los integrantes del equipo sepan que siempre quieres lo mejor para ellos y de que confías en su capacidad para trabajar.

• Responsabilidad: habla con el equipo y confirma que todos se sientan realmente responsables del trabajo que llevan a cabo. Si alguien no cumple con los plazos previstos o no entrega trabajos con la calidad esperada, intenta identificar el motivo del problema y bríndale apoyo para que pueda alcanzar sus objetivos en el futuro.

Ten en cuenta que un equipo diverso puede fortalecer la ejecución de un proyecto. Es sumamente útil contar con diferentes niveles de habilidad y personalidades, pero la buena colaboración solo es posible cuando todos los miembros del equipo realmente incorporan estos valores.

11 maneras de mejorar la colaboración en los equipos

Entonces, decidiste que quieres formar un equipo colaborativo, ¿y ahora qué? Incentivar la colaboración de los equipos no es tan simple como pulsar un botón para encender o apagar una máquina, requiere de dedicación y atención para desarrollar las habilidades necesarias para la gestión de equipos y la gestión de proyectos. ¿Todo listo para cosechar los beneficios del trabajo colaborativo? Aquí te presentamos 11 consejos para ayudarte a desarrollar una cultura empresarial colaborativa:

1. Promueve la colaboración como un valor

Puede sonar obvio, pero es crucial establecer con claridad que el trabajo colaborativo es importante tanto para ti como para tu equipo. No todos los equipos valoran la colaboración. A algunos equipos los motivan las competencias o las proezas individuales. Tómate el tiempo para aclarar que la colaboración en equipo es importante y para establecer cómo la incorporarán.

Con Asana, toda nuestra organización es muy colaborativa. Ha roto el aislamiento entre los equipos y los proyectos y, de esta forma, ha ayudado a que las personas se den cuenta del lugar que ocupan en todo el ámbito general.”

2. Establece las convenciones para las comunicaciones

Establecer las pautas sobre cómo deben comunicarse y trabajar juntos es parte de lo que puedes hacer para desarrollar y promover la colaboración en el equipo. Recuerda: al principio, la colaboración no se dará sin esfuerzo. Llevará tiempo para que los miembros del equipo trabajen juntos y se sientan totalmente cómodos entre sí, y eso está bien. Pero si se sientan y elaboran juntos un plan de comunicaciones, todo será más sencillo.

Tómate el tiempo necesario para decidir:

• ¿Qué debería comunicarse por email?

• ¿Qué mensajes deberían enviarse por el sistema de mensajes directos?

• ¿Qué información se debería compartir en las herramientas para gestión de proyectos?

• ¿Hay algún día u horario preferido para las reuniones?

• ¿Qué tipo de reglas o pautas sobre las comunicaciones y conversaciones debemos establecer como equipo para generar un ambiente laboral inclusivo?

Saber cuándo no comunicar puede ser igual de útil. Deja algo de tiempo para trabajar con absoluta concentración y anima a los demás empleados a que hagan uso del modo «No molestar» cuando lo necesiten, o a que bloqueen sus calendarios para evitar tener días fragmentados por las reuniones. En Asana, practicamos los «miércoles sin reuniones», lo que ofrece tiempo a todos, desde los miembros del equipo más nuevos a los directores ejecutivos, para concentrarse mejor en el trabajo.

A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar para lograrlo.”

3. Invita a la cocreación

El principio básico del trabajo colaborativo es que los equipos pueden hacer más cosas juntos de las que pueden hacer sus integrantes por separado. Así que una de las mejores formas de incentivar la colaboración en equipo es promover la cocreación. No se trata de decirles simplemente a los miembros del grupo que trabajen juntos en un proyecto. Mejor, organiza sesiones de lluvias de ideas, invita a debates y abre la puerta a las discrepancias. La cocreación implica generar ideas juntos, no desgastarse solos en la consecución de un objetivo por separado.

La cocreación tampoco tiene por qué ser presencial. Las sesiones asincrónicas de lluvias de ideas pueden ser increíblemente beneficiosas. Una manera simple de cocrear con un equipo virtual es hacer que todos colaboren en un mismo Documento de Google. Simplemente ábrelo y construye a partir de las ideas de todos.

Con Asana todo gira en torno a compartir conocimientos. Mientras más funciones descubrimos e incorporamos a los distintos equipos, más se aprecia lo valiosa que es la herramienta y todos empiezan a usarla.”

4. Fomenta las comunicaciones abiertas

Hazlo con sinceridad. La colaboración se produce cuando los miembros de un equipo sienten que pueden aportar todo lo que saben al trabajo. Se debería alentar a los integrantes del grupo a participar, innovar y comunicarse. En vez de frenar sus opiniones o contener lo que sienten, deberían poder ser ellos mismos y aportar todas las excelentes ideas que se les ocurran.

Pero la comunicación abierta también implica que, a veces, no todos estarán de acuerdo. Las discrepancias y críticas constructivas no son una contraindicación para el trabajo colaborativo. De hecho, no estar de acuerdo todo el tiempo (siempre que sea con respeto) y mantener conversaciones abiertas es indispensable para lograr una excelente colaboración en equipo.

5. Predica con el ejemplo

No es nada fácil crear un equipo colaborativo si el líder no lo es. La colaboración empieza por lo más alto. Entonces, siempre promueve la cocreación, fomenta la comunicación interna abierta y dedica tiempo a que el equipo innove y colabore. Anima a los miembros del equipo a que se comuniquen contigo si tienen dudas o que organicen una reunión individual si desean tener una reunión con algo más de tiempo.

Asana me brinda la oportunidad de colaborar con personas de toda la empresa, desde los miembros de mi equipo hasta el director general, de forma más sencilla. Me hace un mejor líder.”

6. Dedica tiempo a fortalecer los vínculos del equipo

¿Cuándo fue la última vez que tu equipo se reunió solamente para charlar? Las actividades para fortalecimiento de equipos no son solo para descargar tensiones, también son una excelente oportunidad para conocerse mejor fuera del ámbito laboral. ¿Qué objetivos tiene tu compañero de trabajo en la vida? ¿De dónde es tu jefe y cómo lo afecta su procedencia? ¿A qué se dedicaba tu nuevo compañero de equipo antes de ingresar al puesto actual?

Los equipos que logran relacionarse dentro y fuera del trabajo se conocen mejor. Y cuando surgen tensiones o el trabajo se torna complicado, se comunican con mayor facilidad, logran disipar asperezas y colaborar con más eficiencia.

No quiero que la gente sufra de agotamiento mental. Quiero que se traten bien entre ellos y que disfruten del trabajo. Con Asana eso es posible.”

7. Destaca el buen trabajo en equipo

A todo el mundo le gusta que lo reconozcan por un trabajo que uno ha hecho bien. Felicitar a los miembros del equipo por un trabajo bien hecho en grupo es lo mismo. Si dos compañeros de equipo trabajan juntos para poner una idea nueva en práctica o ejecutar una iniciativa particularmente difícil, tómate el tiempo para elogiarlos.

Pídeles a los miembros del equipo que compartan sus impresiones acerca de sus experiencias. Que cuenten qué salió bien o cómo colaboraron y trabajaron juntos para lograr alcanzar sus objetivos. Con esta oportunidad no solo les brindas la atención que merecen, sino que además puede servir como referencia para que otros compañeros colaboren más adelante.

Antes de usar Asana, nunca habíamos tenido una forma de dar seguimiento al trabajo que se llevaba a cabo en múltiples proyectos de distintos departamentos a la vez. Ahora podemos ver todo en detalle y también nuestros compromisos con respecto a los sprints quedan absolutamente claros.”

8. Ofrece oportunidades de asesoramiento

Fomentar la colaboración en el equipo es una habilidad social. De hecho, es una combinación de habilidades interpersonales y comunicativas. Cada miembro individual del equipo puede trabajar para mejorar esas habilidades, pero, a veces, contar con una perspectiva externa puede ser sumamente útil.

Hay algunos intangibles que se adquieren con la experiencia laboral, el tiempo destinado al trabajo en la empresa y la familiaridad con el mercado o el puesto de trabajo. Por eso es probable que los empleados nuevos siempre quieran saber más. Promueve las oportunidades de asesoramiento dentro de la empresa, ya que puede ser útil para que el equipo entero mejore.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y de replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.”

9. Establece los objetivos en colaboración

¿Cómo se establecen los objetivos en tu equipo? La definición de los objetivos es fundamental para cualquier equipo. Puede servirles para alinearse con respecto a qué es importante y qué hay que hacer para alcanzarlos. Con frecuencia, los objetivos se establecen con orientación "vertical descendente", lo que significa que los líderes son quienes definen los objetivos y las métricas para cumplirlos. Esta opción puede ser útil para que el equipo o la empresa logren un objetivo común a todos, pero no le ofrece al equipo la oportunidad de colaborar e innovar sobre qué pueden hacer para alcanzar ese objetivo.

Considera establecer objetivos híbridos en los que los líderes del equipo o de la empresa sean quienes definan el objetivo principal, pero que también se aliente a los demás miembros a que definan sus propios resultados clave o KPI sobre cómo alcanzarán esos objetivos SMART. Puedes organizar talleres o lluvias de ideas sobre las métricas. Si les abres las puertas a todos los miembros del equipo para que participen de la definición de los objetivos, puedes hacer que se interesen más en alcanzarlos. Un buen plan de trabajo con objetivos compartidos es la base de la colaboración efectiva.

Asana nos ha convertido en mejores gerentes de proyectos ya que fomenta una mentalidad de responsabilidad en todos los empleados de la empresa.”

10. Sé flexible

Si lideras un equipo colaborativo, debes adaptarte todo el tiempo a las diferentes necesidades y prácticas de los demás compañeros. No esperes que personas con experiencias diferentes sigan los mismos procesos. En cambio, reconoce y apoya sus estilos particulares. Mientras más flexible sea tu estrategia para implementar el trabajo colaborativo, más fácil será participar en el equipo.

11. Usa herramientas compartidas e inteligencia artificial

La manera más sencilla de que tu equipo trabaje unido es mediante la colaboración en una única herramienta compartida. Cuando tengas una única fuente de referencias, todo el trabajo de tu equipo se producirá en el mismo lugar. Cualquier actualización nueva, archivo compartido o contenido extra se encontrará sin problemas. Al reducir los obstáculos para trabajar juntos y colaborar, empoderas a tu equipo para que logre más con menos esfuerzo.

Hoy, las herramientas de inteligencia artificial amplían aún más las posibilidades del trabajo colaborativo. Funcionalidades como la asignación inteligente de tareas, los resúmenes automáticos de proyectos y los asistentes de IA integrados en la plataforma de gestión del trabajo permiten a los equipos dedicar menos tiempo a tareas operativas y más a la colaboración estratégica. De hecho, el 70 % de los trabajadores del conocimiento ya usa IA semanalmente, y las organizaciones que integran IA en sus procesos de colaboración son 2,5 veces más propensas a coordinar el trabajo entre equipos de forma efectiva, según el informe The State of AI at Work de Asana.

Contar con recursos tecnológicos para la colaboración y las comunicaciones es crucial para los equipos. Incluso lo es más ahora a causa de la COVID-19. Gracias a que nos preparamos desde el primer día con Asana y nuestras otras herramientas, empezamos con el pie derecho cuando pasamos a trabajar desde casa. No sufrimos ninguna alteración en nuestro flujo de trabajo ni en nuestros resultados.”

Ventajas del trabajo colaborativo

Cuando se implementa correctamente, el trabajo colaborativo puede tener un impacto positivo en el equipo o la organización. Puede mejorar la eficiencia, la innovación y las relaciones incluso entre distintos equipos.

Las principales ventajas del trabajo colaborativo son:

• Mayor innovación

• Equipos más felices

• Equipos descentralizados alineados

• Conocimientos compartidos

• Flujos de trabajo optimizados

Mayor innovación

La unión de los compañeros de equipo puede despertar ideas innovadoras y generar soluciones a problemas complejos que no hubieran surgido si se hubieran pensado por separado.

Piensa en alguna sesión de lluvia de ideas que haya sido excelente. Es muy probable que el equipo haya presentado muchísimas ideas y que hayan elaborado a partir de las propias sugerencias un plan magnífico. Esa es la magia de la colaboración en equipo. Solos, los miembros de tu equipo no podrían haber llegado a una solución tal como la que lograron. Todos fueron necesarios, con la participación y la creatividad aportadas por unos y otros, para lograr lo que hicieron.

Equipos más felices

Los equipos en los que la colaboración es buena manifiestan mejores niveles de satisfacción. La colaboración en los proyectos favorece los vínculos entre los miembros del equipo, ayuda a que se destaquen las fortalezas y talentos, y hace que todos se sientan valorados y parte de la perspectiva general. Los equipos con integrantes más felices también influyen directamente en la calidad del trabajo, que, en definitiva, repercute en el éxito de la organización.

Equipos descentralizados alineados

Cuando los compañeros de equipo no comparten la misma oficina, la colaboración entre equipos es más difícil, pero no menos importante. Las herramientas adecuadas para la colaboración pueden ayudar a que los miembros del equipo se sientan menos aislados y más parte de la organización.

Inclínate por un software de colaboración para poder compartir las novedades como parte de la rutina y para que, además, todos participen en las decisiones, las sesiones de lluvias de ideas y la distribución del trabajo. A pesar de que los distintos integrantes no se encuentren en la misma sala, este tipo de experiencias colaborativas los hará sentirse más conectados.

Conocimientos compartidos

Cuando todos en el equipo trabajan juntos, están constantemente involucrados con el trabajo de los demás. Dado que contribuyen a iniciativas comunes o deben resolver problemas juntos, los miembros del equipo necesitan compartir ideas y hablar acerca de su trabajo, lo que deriva en un aumento de la visibilidad en todo el grupo.

Flujos de trabajo optimizados

Si bien las líneas de montaje pueden tener cierta mala reputación, también se ha comprobado que son muy eficientes. Cuando el equipo colabora bien, puede mejorar los procesos que abarcan toda la empresa y también los flujos individuales de trabajo.

Gracias a la buena colaboración, el equipo se puede volver más productivo y ganar más tiempo libre (en el cronograma) para dedicarlo a otras tareas. Los datos respaldan esta idea: según el informe tHE State of AI at Work, los trabajadores del conocimiento dedican el 55 % de su tiempo a tareas operativas en lugar del trabajo estratégico para el que fueron contratados. Las organizaciones que rediseñan sus flujos de trabajo con herramientas de colaboración adecuadas logran reducir drásticamente este porcentaje.

Un ejemplo concreto es el equipo de marketing de Genesys, que adoptó Asana como plataforma central de colaboración. Gracias a la visibilidad compartida y los procesos estandarizados de solicitud de trabajo, el equipo logró alinear a más de 100 colaboradores en lanzamientos complejos, multiplicar por cinco la participación de los stakeholders y liberar tiempo del equipo de PMO para dedicarlo a la planificación estratégica en lugar de a la coordinación manual.

Todo esto puede tener un impacto positivo en la experiencia del cliente, ya que el equipo tiene la posibilidad de trabajar más rápido cuando los clientes lo necesitan.

Los desafíos de la colaboración

Hemos abarcado los beneficios del trabajo colaborativo y cómo hacer que el equipo se ocupe concretamente de lo que necesita sin rodeos cuando la colaboración fluye sin problemas. Y, a pesar de que no hay lado negativo en la colaboración bien aplicada, sí hay algunas dificultades con las que te puedes encontrar al implementar estas estrategias.

Si los líderes son conscientes de las dificultades, les resultará más fácil apoyar a sus compañeros de equipo cuando surjan inconvenientes. Los principales desafíos que pueden surgir son:

1. Adopción lenta

2. Hacer lugar para todos

3. Demasiada información

4. Demasiadas notificaciones

5. Tomar decisiones complejas

6. Asperezas entre personalidades fuertes

7. Resultados lentos

A continuación, compartimos cada uno en detalle con su respectiva solución:

Adopción lenta

• El problema: a tu equipo le cuesta horrores implementar algunas políticas nuevas y usar algunas de las herramientas nuevas para la colaboración.

• La solución: empieza poco a poco. Te recomendamos implementar un flujo de trabajo nuevo para tener una idea de cómo funcionan las herramientas y procesos nuevos. También es útil contar con expertos adentro que puedan guiar a otros en su proceso de adopción. En Asana, hemos desarrollado los Cambios a la manera de Asana para ayudar a que los equipos implementen correctamente las nuevas prácticas.

Hacer lugar para todos

• El problema: los miembros del equipo más tímidos o inseguros pueden tener más dificultades en un entorno de trabajo colaborativo. Si bien sus aportes son valorados, pueden sentirse menos inclinados a compartir o contribuir con sus ideas particulares porque temen equivocarse o enfrentar el rechazo del grupo.

• La solución: los líderes pueden combatir este problema con reuniones y pautas de conversación que incluyan a todos y que generen un espacio para quienes tienden a ser más callados. El equipo también debería saber que no hay por qué temer al fracaso, sino que hay que considerarlo más bien como una oportunidad de crecimiento. De este modo, aliviarás la presión sobre esos compañeros que son más inseguros con respecto a sus ideas, habilidades y talentos.

Demasiada información

• El problema: para que los miembros del equipo trabajen con eficacia juntos, deben saber dónde encontrar las cosas. La buena colaboración en el trabajo solamente se da cuando toda la información está accesible y organizada, en vez de dispersa en muchas plataformas o, lo que es peor, en cuentas personales.

• La solución: usa una herramienta de gestión del trabajo como Asana que reúne todos los archivos y aplicaciones en un mismo lugar y permite saber exactamente quién hace qué y para cuándo. Con una herramienta de gestión del trabajo no solo disminuirás las veces que cambias entre diferentes aplicaciones, sino que además, al equipo le resultará más fácil hallar, comentar y colaborar con la información y las tareas.

Demasiadas notificaciones

• El problema: Ahora que están todos conectados, la gestión del correo electrónico se vuelve un desafío constante; tu bandeja de entrada no deja de sonar con la llegada de información nueva y no puedes terminar tus trabajos.

• La solución: confirma que el software para colaboración que uses brinde acceso fácil para controlar las notificaciones importantes. Elige soluciones que ofrezcan las opciones de No molestar y «desactivar las notificaciones», para que el equipo se pueda centrar en el trabajo que es realmente importante.

Tomar decisiones complejas

• El problema: mientras más compañeros de equipo participen en el proyecto, más aportes recibirás que podrían retrasar los procesos de toma de decisiones.

• La solución: un buen líder puede aplicar su capacidad para comunicarse e influir para guiar al equipo a través de los procesos y acompañarlo hasta alcanzar soluciones con las que todos estén de acuerdo.

Asperezas entre personalidades fuertes

• El problema: puede ser muy bueno para la organización que en el equipo haya integrantes con personalidades fuertes, pero como todos formamos parte del mismo equipo, esto puede generar conflictos y resistencia.

• La solución: céntrate en crear equipos diversos con miembros que se complementen y trabajen bien juntos. Si eres el líder, presta atención a que todos se sientan tratados con igualdad y respaldados por sus compañeros de equipo. Indaga con regularidad para conocer la capacidad colaborativa de cada integrante del grupo y guíalos para que se conviertan en mejores compañeros de trabajo.

Resultados lentos

• El problema: el rendimiento del equipo no ha mejorado y la dinámica del grupo tampoco parece haber cambiado. O simplemente, no estás seguro de si la colaboración realmente está mejorando la forma en que se trabaja en la organización.

• La solución: al fomentar la colaboración en el equipo, ten en cuenta que probablemente no veas los resultados de la noche a la mañana. Que ayudes a que tu equipo mejore la claridad y la visibilidad es solamente un aspecto bueno de otros tantos necesarios. Prueba con establecer objetivos claros y medibles que indiquen en qué situación te encuentras cuando empiezas, para poder mirar después hacia atrás y analizar cómo ha progresado todo a lo largo del tiempo.

No todos los equipos enfrentarán los mismos desafíos cuando trabajen juntos, pero mientras mejor estés preparado como líder, más fácil será superar cualquier inconveniente.

Herramientas esenciales para el trabajo colaborativo

Las aplicaciones para colaboración pueden ayudar a que tu equipo se comunique, comparta archivos y coordine el trabajo con facilidad. Estas son las cuatro categorías principales de herramientas colaborativas:

1. Herramientas para compartir archivos

2. Herramientas de comunicación

3. Herramientas para videollamadas

4. Herramientas de gestión del trabajo

Prueba con estas herramientas para ayudar a promover el trabajo colaborativo en tu equipo:

Una herramienta para compartir archivos como Google Workspace, Microsoft Office o Dropbox

Uno de los principales obstáculos para el trabajo colaborativo es tener que buscar continuamente documentos o tener que esperar la respuesta a un email antes de poder acceder a un archivo. Con una herramienta centralizada para compartir los archivos, tu equipo cuenta con una base de conocimiento compartida y un lugar en el cual guardar los archivos al que todos pueden acceder.

Una herramienta de comunicación como Slack o Microsoft Teams

¿Cómo se comunica tu equipo actualmente? Las comunicaciones breves para pedidos simples o los momentos divertidos para fortalecer los vínculos del equipo pueden ser esenciales para la colaboración del grupo. Un buen equipo está continuamente en contacto, incluso aunque no hable todo el tiempo. Este tema es particularmente importante si el equipo trabaja de forma remota. Si bien una reunión o una videollamada rápida son excelentes opciones para comunicarse, una herramienta de mensajes brinda acceso fácil a todos los miembros del equipo por igual.

Una herramienta para videollamadas como Zoom o Google Meet

En los equipos que trabajan de forma remota, las videoconferencias son críticas para la colaboración. Aumentar la cantidad de tiempo que se ven la cara en tu equipo puede servir para crear un entorno colaborativo, incluso a pesar de que trabajen de forma remota. Asegúrate de que todos los integrantes del equipo tengan acceso para crear reuniones con video y sepan cómo usar la herramienta.

Una herramienta de gestión del trabajo como Asana

La gestión del trabajo es la pieza fundamental para la estrategia de colaboración del equipo. Con una herramienta de gestión del trabajo puedes alinear fácilmente las necesidades del grupo, observar el trabajo en tiempo real y aclarar los objetivos. El software para gestión del trabajo es una herramienta excelente para ayudar a que el equipo logre todo esto a la vez. Es sumamente útil para que el equipo organice el trabajo, se mantenga sincronizado y cumpla con los objetivos.

La integración de todas las herramientas de colaboración es muy importante para disminuir el cansancio por cambiar entre diferentes herramientas. Los empleados, en promedio, cambian entre diez herramientas por día, pero con Asana puedes acceder a todas tus herramientas de negocios favoritas desde un mismo lugar.

Preguntas frecuentes sobre el trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo impulsa el éxito del equipo

El trabajo colaborativo es mucho más que trabajar juntos: es la capacidad de combinar perspectivas, habilidades y esfuerzos para generar resultados superiores. Si bien implementar una cultura colaborativa requiere tiempo y dedicación, los beneficios en innovación, productividad y satisfacción del equipo hacen que la inversión valga la pena.

Con las herramientas adecuadas y un compromiso claro con la colaboración remota, puedes conectar a compañeros de equipo en cualquier parte del mundo y transformar la manera en que tu organización trabaja.