Reingeniería de procesos de negocios: qué es, pasos y ejemplos

Según el informe The State of AI at Work de Asana, los trabajadores del conocimiento dedican el 55 % de su tiempo a tareas operativas - buscar información, coordinar actualizaciones y gestionar la mecánica del trabajo - en lugar de realizar el trabajo estratégico para el que fueron contratados. Cuando los procesos están rotos, añadir más herramientas no resuelve el problema de fondo. A veces, la única forma de mejorar es replantear todo desde cero. Ese es el concepto detrás de la reingeniería de procesos de negocios.

¿Qué es la reingeniería de procesos de negocios (BPR)?

La reingeniería de procesos de negocios (BPR, por sus siglas en inglés) consiste en rediseñar completamente los procesos de negocios clave de una organización para mejorar los resultados de forma radical: ganancias, calidad del producto, costos o velocidad. El concepto fue desarrollado por Michael Hammer y James Champy en su libro «Reengineering the Corporation» (1993), donde propusieron que las empresas debían replantearse de raíz cómo realizan su trabajo en lugar de limitarse a optimizar los procesos existentes.

Este proceso requiere un verdadero compromiso y la aceptación de todos en la organización, una planificación precisa y un equipo dedicado para avanzar. Según el tamaño de tu empresa, puedes tardar desde unos pocos meses hasta años en completarlo. En la era actual, la BPR también integra tecnologías como la inteligencia artificial, la automatización de flujos de trabajo y las plataformas de gestión del trabajo para acelerar la transformación.

Reingeniería de procesos de negocios vs. mejoras de procesos de negocios

Estas dos estrategias de mejora tienen el mismo objetivo final: realizar cambios en los procesos de negocios con el fin de mejorar el rendimiento. La principal diferencia es el tamaño y la escala de los cambios que se realizan.

Las mejoras de procesos son cambios menores destinados a optimizar un proceso específico dentro de una organización. Si tu equipo utiliza un modelo de mejora continua - como Kaizen, PDCA o Six Sigma, dentro del marco de la gestión de procesos de negocios (BPM) - probablemente estés familiarizado con las mejoras de procesos de negocios. Estas metodologías apuestan por ajustes graduales y sucesivos.

La reingeniería de procesos de negocios consiste en modificar los procesos a una escala mucho mayor. En lugar de analizar pasos individuales más pequeños, este modelo evalúa la empresa de forma integral y rediseña cómo opera todo el negocio.

Imagina que tu empresa es un automóvil y tiene una fuga en el tanque de gasolina. Con un enfoque de mejora de procesos, para reparar el tanque de gasolina con fugas, el equipo crearía un flujo para cambiar el tanque de gasolina viejo por uno nuevo sin fugas. Con la reingeniería de procesos de negocios, analizaría el tanque de gasolina y consideraría si hay un combustible alternativo para usar en lugar de gasolina.

Beneficios de la reingeniería de procesos

Implementar una reingeniería de procesos de negocios puede generar resultados transformadores para tu organización. Estos son los principales beneficios:

• Mayor eficiencia operativa. Al eliminar pasos redundantes y actividades que no aportan valor, los flujos de trabajo se simplifican y la eficiencia operativa mejora significativamente.

• Reducción de costos. Según datos de organizaciones que han aplicado BPR con éxito, los tiempos de ejecución pueden reducirse entre un 40 % y un 70 %, lo que impacta directamente en los costos operativos.

• Mayor calidad del producto o servicio. Al rediseñar los procesos desde cero, se identifican y eliminan las fuentes de error, lo que mejora la calidad del resultado final.

• Mayor satisfacción del cliente. Procesos más rápidos, productos de mejor calidad y un servicio más ágil se traducen en una experiencia superior para el cliente.

• Mejor adaptación al mercado. La BPR permite a las empresas responder con mayor flexibilidad a los cambios del entorno, a las nuevas demandas de los clientes y a los avances tecnológicos.

• Mayor motivación del equipo. Involucrar a los empleados en el rediseño de procesos y eliminar tareas repetitivas genera un mayor compromiso y satisfacción laboral. El informe The State of AI at Work de Asana revela que las organizaciones que rediseñan sus flujos de trabajo - en lugar de simplemente añadir herramientas - reportan un 91 % de mejoras en productividad.

Cuándo utilizar la reingeniería de procesos de negocios

La reingeniería de procesos de negocios es amplia, abarca todo, puede ser muy costosa y cuanto más grande sea tu empresa, más desafiante se vuelve. Piensa en la diferencia entre una startup de unos veinticinco empleados y una corporación con 2000 empleados. La empresa más grande tendrá procesos y flujos de trabajo mucho más establecidos, mientras que la más pequeña puede hacer cambios más rápidamente. Si tienes problemas para decidir si el esfuerzo vale la pena, puedes usar un marco de análisis de costo-beneficio para determinar si esta técnica es adecuada para tu empresa.

Estas son algunas señales claras de que tu organización necesita una reingeniería de procesos:

• costos operativos elevados por pérdida de tiempo y recursos

• procesos ineficientes con pasos y retrasos redundantes

• baja satisfacción del cliente con quejas frecuentes

• alta rotación de personal e insatisfacción del equipo

• tecnología obsoleta que no se alinea con las necesidades actuales

• crecimiento organizacional que ha dejado obsoletos los procesos existentes

• cargas de trabajo inmanejables para el equipo

Según el informe The State of AI at Work, el 77 % de los trabajadores han experimentado sobrecargas laborales en los últimos seis meses. Si tu organización presenta varias de estas señales, es probable que una reingeniería de procesos sea la solución adecuada.

Si tu equipo pasa por el proceso de toma de decisiones y descubre que la única solución es implementar el modelo de BPR, hazlo antes de que empiece a crecer. Una buena razón para iniciar el proceso de BPR es garantizar que podrás expandir tus operaciones principales de negocio. La implementación de BPR puede ayudarte a sentar las bases para que tu empresa se adapte, en lugar de construir sobre procesos ineficientes y complicados.

Los 6 pasos de la reingeniería de procesos de negocios

La reingeniería de procesos de negocios sigue aproximadamente los mismos pasos que las mejoras habituales de procesos. El objetivo de ambas operaciones es el mismo: garantizar que tu empresa mejore los resultados. Sin embargo, el alcance de BPR es mayor, lo que puede afectar tu cronograma y tu enfoque. Así es como puedes iniciar el proceso de reingeniería de procesos de negocios en seis pasos.

1. Identifica el motivo del cambio

Rediseñar cómo funciona tu proceso de negocios es una tarea demandante, desafiante y costosa. Es importante identificar el motivo y determinar si vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en el proceso. ¿Cuál es el objetivo final? ¿Qué te gustaría que lograra tu empresa con este proceso de reingeniería? Establecer un objetivo claro y preciso es un buen punto de partida. Utiliza un marco como la metodología de objetivos SMART para asegurarte de que la razón para el cambio sea concreta. Esto también hará que sea más fácil definir una métrica de éxito más adelante en el proceso.

La razón debe ser extremadamente clara para todo tu equipo. Por ejemplo, quizá debas reestructurar parte del negocio para dar lugar a un nuevo equipo de investigación y desarrollo. Tu equipo debe entender que el motivo de la reorganización es este.

Antes de iniciar el proceso de reingeniería, es importante establecer un punto de referencia de tus procesos existentes. Esto permite al equipo de BPR conocer el estado de las operaciones de negocios actuales antes de realizar mejoras drásticas. Analizar y medir el estado actual de tus operaciones de negocios también le brinda al equipo de BPR la oportunidad de detectar cualquier cuello de botella actual que podría incidir en el rediseño del proceso comercial.

2. Conforma el equipo de BPR

La reingeniería de procesos de negocio es compleja y debe ser abordada por un equipo competente y experimentado. Tu equipo de BPR debe estar compuesto por personas que ya estén familiarizadas con el funcionamiento de la empresa y comprendan los pormenores de los procesos clave. Los equipos de reingeniería de procesos comerciales comúnmente incluyen los siguientes roles:

• equipo directivo

• gerentes de operaciones de equipos clave de negocios

• un experto o líder de reingeniería

• gerentes de proyectos con experiencia

Tu equipo de BPR será responsable de equilibrar muchas expectativas diferentes de varias partes interesadas, por lo que es importante que tanto el equipo como las partes interesadas puedan compartir la información clave y acceder fácilmente a ella. Para facilitar el abordaje de las necesidades de las partes interesadas, usa una herramienta colaborativa de gestión del trabajo para recopilar y compartir toda la información necesaria para el proceso de reingeniería.

3. Define indicadores de rendimiento clave para analizar el desempeño

Este paso está estrechamente relacionado con el primero, donde determinaste el objetivo final de tu iniciativa de reingeniería de procesos de negocios. Identificar el objetivo te ayuda a elegir las métricas correctas para el éxito. Además, al elegir un KPI puedes medir el rendimiento antes y después del cambio en el proceso y determinar el impacto real de la reingeniería.

Por ejemplo, si tu equipo decide llevar adelante el rediseño de los procesos de negocio con el objetivo de reducir el tiempo de fabricación de un producto determinado, la métrica clave sería el tiempo de desarrollo. Recuerda que definir el estado de tus objetivos antes de realizar cambios te permitirá medir el éxito.

4. Diseña cómo serán los procesos

Después de dedicar tiempo a analizar los procesos clave de negocio y definir el estado actual, es el momento de tomar esa información y considerar el estado futuro de tus operaciones de negocio. Piensa en los objetivos que deseabas alcanzar: ¿cuáles son algunas estrategias que puedes implementar para alcanzarlos?

Explora tus procesos actuales y piensa en qué se puede cambiar para lograr esos objetivos. Usa mapas de procesos para visualizar flujos de trabajo y procesos en un solo lugar. Un mapa de procesos del estado actual también puede ser útil para la toma de decisiones, ya que te permite identificar con claridad dónde puedes reducir los cuellos de botella mediante automatizaciones u otras técnicas de rediseño.

Es importante tener en cuenta que, si bien la reingeniería de procesos de negocios implica el rediseño completo de tus operaciones de negocios, eso no significa necesariamente que debas deshacerte de todos los aspectos del proceso operativo actual. Algunos de esos procesos clave aún podrían integrarse en el flujo de trabajo nuevo, pero dependerá del equipo decidir cómo y dónde implementarlos.

5. Prueba el nuevo proceso poco a poco

Una vez que sepas exactamente cómo será el rediseño de tu proceso de negocios, el siguiente paso es probarlo a pequeña escala antes de implementarlo en toda la empresa. Esto es similar a la prueba de control de calidad de un producto, en la que se busca satisfacer las necesidades de los clientes con un producto final. En este caso, debes evaluar si este proceso cumple los objetivos que deseabas lograr en tu empresa.

Probar el proceso a pequeña escala es una oportunidad para cometer errores en un entorno seguro. Y es bueno que ocurran. Una pequeña prueba piloto tiene bajo riesgo y brinda al equipo la oportunidad de realizar cambios fácilmente antes de implementar el proceso a mayor escala. La etapa piloto puede ayudarte a evitar que problemas inesperados se conviertan en fallas de la operación comercial.

6. Usa la gestión de cambios para implementar el nuevo rediseño de procesos de negocios

Implementar el rediseño del proceso de negocios es un paso fundamental que determina el éxito o el fracaso del proyecto de BPR. Usa una estrategia de gestión de cambios para ayudar a aliviar cualquier fricción con el equipo sobre la implementación de nuevos procesos. La gestión de cambios consiste en preparar al equipo para los cambios en la organización. Como seres humanos, naturalmente somos reacios al cambio, por lo que es importante ayudar al equipo en el camino. En el proceso de BPR, puedes hacerlo desde las primeras etapas, al indicar claramente cuál es la estrategia comercial detrás de los esfuerzos de reingeniería del equipo.

Una vez que implementes el proceso rediseñado, el siguiente paso es controlar y medir los mismos KPI del tercer paso. Mantente en contacto con los miembros principales del equipo de operaciones de negocios para saber cómo se está desarrollando el nuevo proceso y si algún miembro del equipo tiene problemas. A partir de ahora, puedes implementar un modelo de mejora continua para tus operaciones comerciales principales.

Reingeniería de procesos de negocios en acción

Un ejemplo destacado de reingeniería de procesos es el caso de Danone, líder mundial en alimentos y bebidas con más de 100 000 empleados y presencia en más de 120 mercados. Antes de su transformación, los equipos de Danone gestionaban proyectos con correos electrónicos, hojas de cálculo y una combinación de aplicaciones que generaban silos de información y falta de visibilidad.

En 2019, Danone inició una transformación digital para digitalizar 40 fábricas en Europa. El equipo de Fabricación Digital Global implementó Asana como plataforma central de gestión del trabajo, lo que les permitió estandarizar los flujos de trabajo, crear plantillas reutilizables para replicar programas en cada fábrica y generar informes de progreso y ahorro de costos a nivel mundial.

Asana hace que todo se pueda compartir, lo que nos ahorra tiempo en la ejecución de programas porque es mucho más fácil replicar y aprender de lo que otros ya hicieron.”

El resultado fue una transformación integral: implementación estandarizada del programa en todos los mercados, capacidad de generar informes sobre el ahorro de costos a nivel mundial y la posibilidad de iterar rápidamente las iniciativas de transformación digital en nuevos sitios y regiones. Otro caso previo de reingeniería exitosa es el de Discovery Inc., cuyo equipo de contenido digital pasó de gestionar la producción de videos con hojas de cálculo y cadenas de emails a automatizar pasos y administrar la producción de miles de videos al mes con Asana.

Preguntas frecuentes sobre la reingeniería de procesos

Optimiza tu reingeniería de procesos con Asana

La reingeniería de procesos de negocios es una estrategia poderosa para transformar la forma en que opera tu empresa, pero su éxito depende de contar con las herramientas adecuadas para planificar, ejecutar y dar seguimiento al cambio. Con Asana, puedes mapear tus procesos actuales, coordinar al equipo de BPR, definir KPI y supervisar cada fase de la implementación en un solo lugar. Además, las funciones de automatización e inteligencia artificial de Asana te ayudan a eliminar las tareas repetitivas que la reingeniería busca erradicar.