Deal Desk einrichten: So optimieren Sie komplexe Vertriebsabschlüsse

Komplexe B2B-Geschäfte erfordern mehr als ein einzelnes Vertriebsteam. Wenn Preisgestaltung, Vertragsbedingungen und strategische Passung gleichzeitig stimmen müssen, reicht die Expertise einer Abteilung oft nicht aus.

Ein Deal Desk ist ein kollaborativer Ansatz zur Evaluierung komplexer Geschäfte und zur Steigerung des Unternehmensumsatzes. Dabei arbeiten Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammen, um die besten Kontakte zu gewinnen und sie in die Vertriebspipeline zu überführen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie einen Deal Desk einrichten, der Ihre Vertriebsmaßnahmen verbessern kann.

Definition und Funktion eines Deal Desk

Ein Deal Desk ist ein zentrales, funktionsübergreifendes Team aus Vertrieb, Recht, Finanzen und Marketing, das komplexe oder besonders wertvolle Geschäfte von der Angebotsphase bis zum Vertragsabschluss koordiniert. Während Vertriebsmitarbeitende bei den meisten Geschäftsabschlüssen allein arbeiten, konzentriert sich der Deal Desk vornehmlich auf komplexe oder besonders wichtige Geschäfte. Der Einsatz eines Deal Desk zur Optimierung der Vertriebsabläufe kann die Vertriebszykluszeiten (PwC, auf Englisch) um bis zu 40 % verkürzen und die Vertriebsproduktivität um bis zu 20 % steigern.

Rollen und Verantwortlichkeiten eines Deal-Desk-Analysten

Auch wenn die meisten Mitarbeitenden eines Deal Desk andere Rollen und Verantwortlichkeiten innehaben, sollten Sie einen Deal-Desk-Analysten oder -Spezialisten benennen, der sich um die operativen Abläufe des Desks kümmert und für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Ein Deal-Desk-Analyst arbeitet normalerweise nicht direkt mit dem Kunden zusammen. Sie konzentrieren sich vielmehr auf den Prozess der Geschäftsabwicklung und haben unter anderem folgende Verantwortlichkeiten:

• Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Deal Desk zur Abwicklung einzelner Aufgaben während des Vertriebsprozesses

• Gewährleistung, dass das gesamte Deal-Desk-Team auch stets aufeinander abgestimmt bleibt

• Abschluss von Geschäften

• Verbesserung von Prozessen und Nachverfolgung der vom Deal Desk erzielten Ergebnisse

Der Deal-Desk-Analyst ist ein wesentliches Mitglied des Teams, denn diese Rolle ist die zentrale Ansprechstelle für alle Beteiligten. Die Aufgabe umfasst die Verwaltung des Arbeitsablaufs für die Bearbeitung von wichtigen, komplexen oder aufwändigen Geschäftsvorgängen, die bei ihm eingehen.

Weitere Teams, die in den Deal Desk einzubeziehen sind

Wenn Sie ein funktionsübergreifendes Team bilden, das sich mit wichtigen Geschäftsabschlüssen befasst, können Sie dadurch Ihre Umsätze steigern. Ziehen Sie in Erwägung, Personen aus den folgenden Teams einzubeziehen:

• Marketing: Die Mitglieder des Marketingteams können anhand der Daten Ihre Zielgruppe analysieren, eine Liste mit potenziellen Kunden erstellen und deren Problempunkte ermitteln.

• Vertrieb: Ihr Vertriebsteam stellt überzeugende Angebote für potenzielle Kunden zusammen.

• Rechtsabteilung: Ein Teammitglied aus der Rechtsabteilung kann sich dem Deal Desk anschließen, um Verträge auf ihre rechtliche Unbedenklichkeit hin zu überprüfen.

• Finanzabteilung: Ein Teammitglied aus dieser Abteilung kann die Preisgestaltung der Geschäfte überprüfen und den Zahlungsaustausch nach Abschluss des Geschäfts vereinfachen.

Ablauf und Prozess eines Deal Desk

Ein Deal Desk folgt einem strukturierten Prozess, der sicherstellt, dass komplexe Geschäfte effizient und mit der richtigen Expertise bearbeitet werden. Der typische Ablauf umfasst mehrere klar definierte Phasen.

• Identifikation: Das Vertriebsteam erkennt ein Geschäft, das aufgrund seiner Komplexität, seines Volumens oder seiner strategischen Bedeutung die Unterstützung des Deal Desk erfordert.

• Übergabe und Prüfung: Die zuständige Person aus dem Vertrieb leitet alle relevanten Informationen an den Deal Desk weiter. Das funktionsübergreifende Team prüft Preisgestaltung, Vertragsbedingungen und strategische Passung.

• Kollaborative Ausarbeitung: Fachleute aus Vertrieb, Recht, Finanzen und Marketing erarbeiten gemeinsam ein maßgeschneidertes Angebot, das den Kundenanforderungen und den Unternehmenszielen entspricht. Dabei hilft eine durchdachte CRM-Strategie, um Kundendaten effektiv zu nutzen.

• Genehmigung und Freigabe: Der Deal Desk stellt sicher, dass alle internen Genehmigungen eingeholt werden, bevor das Angebot an den Kunden geht.

• Abschluss und Übergabe: Nach dem Geschäftsabschluss dokumentiert der Deal Desk die Ergebnisse und übergibt den Kunden an das Customer-Success-Team.

Unternehmen wie DIRECTV haben gezeigt, dass ein zentralisiertes Intake-System über mehr als 20 Teams hinweg Kosten von 600.000 bis 800.000 US-Dollar pro Jahr einsparen kann, indem es Doppelarbeit eliminiert und Genehmigungsprozesse standardisiert.

Die Vorteile eines Deal Desk

Ein effektiv genutzter Deal Desk ist sowohl für Ihr Vertriebsteam als auch für Ihr Unternehmen von großem Vorteil. Durch die Einbindung von Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen und die Einbringung ihrer jeweiligen abteilungsspezifischen Kompetenzen können Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser erfüllen und mehr Aufträge abschließen – vor allem bei größeren Projekten.

Weitere Vorteile eines Deal Desk sind:

• Schnellere Abschlüsse: Zwei Köpfe sind besser als einer, und vier Köpfe besser als zwei. Wenn das Team seine Aufgaben versteht und effektiv zusammenarbeitet, um ein Geschäft abzuschließen, werden Sie schneller Ergebnisse erzielen.

• Besseres Verständnis der Kundenbedürfnisse: Ein funktionsübergreifendes Team verfügt über ein breiteres Spektrum an Fähigkeiten als ein Team, das nur aus Vertriebspersonal besteht. Das macht es einfacher, die Bedürfnisse des Kunden aus verschiedenen Perspektiven zu verstehen.

• Besser abgestimmte Angebote: Ein klarer Prozess macht es Ihrem Team leichter, Angebote zu erstellen, die in Bezug auf Umfang, Qualität und Struktur einheitlicher sind.

• Besser aufeinander abgestimmte Teams: Da Ihr Deal Desk Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen umfasst, bleiben funktionsübergreifende Teammitglieder automatisch über den Vertriebsfortschritt informiert. Das reduziert den Bedarf an Statusmeetings und langen Präsentationen.

• Geringeres Risiko: Ein erfolgreicher Deal Desk kann das unternehmerische Risiko verringern, indem er die Gewinne steigert und einen beständigen Nachschub an hochwertigen Geschäften generiert.

Ein Beispiel für die Wirksamkeit zentralisierter Prozesse liefert DIRECTV: Nach der Einführung eines strukturierten Intake-Systems konnte das Unternehmen die Vorbereitungszeit für Statusberichte von drei Stunden auf fünf Minuten pro Woche reduzieren und das Arbeitsvolumen um 80 % steigern. Erfahren Sie, wie auch Sie Ihre Vertriebsprozesse mit einer zentralen Plattform optimieren können – fordern Sie eine kostenlose Demo an.

Einrichtung eines effektiven Deal Desk

Um sicherzustellen, dass Ihr Deal Desk reibungslos arbeitet, sollten Sie im Voraus für einen klaren Prozessablauf sorgen. Die Mitglieder des Deal-Desk-Teams haben neben den Geschäften, die über den Deal Desk laufen, auch andere Aufgaben im Unternehmen zu erledigen. Daher ist es wichtig, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und Aufgaben angemessen zu priorisieren.

Anhand der folgenden Schritte können Sie einen effektiven Deal Desk aufbauen, der dafür sorgen kann, dass nicht-standardisierte Geschäfte problemlos durch Ihre Vertriebspipeline laufen.

1. Legen Sie Ihre Erwartungen fest

Jedes Unternehmen nutzt seinen Deal Desk anders. Als Erstes sollten Sie also Ihre Ziele für den Deal Desk definieren. Analysieren Sie Ihre Vertriebsabläufe und prüfen Sie, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihre Strategie zur Kundenakquise. Stellen Sie folgende Fragen:

• Wobei könnte das Vertriebsteam Unterstützung gebrauchen?

• Welche Schwachstellen gibt es in unserem derzeitigen Vertriebsprozess?

• Wie können wir die Vertriebszyklen verkürzen und die Abschlussraten erhöhen?

Anhand Ihrer Antworten können Sie die Erwartungen an Ihren Deal Desk formulieren. Wenn das Vertriebsteam beispielsweise Schwierigkeiten mit anspruchsvollen Aufträgen hat, weil diese mehr Zeit und Mühe erfordern, dann kann der Deal Desk diese Aufträge von Anfang bis Ende abwickeln. So werden diese Geschäfte intensiver betreut und gefördert. Infolgedessen haben andere Teammitglieder mehr Zeit, sich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.

2. Stellen Sie Ihr Team zusammen

Sobald Sie die Erwartungen an Ihren Deal Desk genau definiert haben, sollte es ein Leichtes sein, die erforderlichen Teammitglieder zu bestimmen. Sollten Sie sich dafür entschieden haben, dass Ihr Deal Desk wichtige Geschäfte von Anfang bis Ende abwickelt, dann brauchen Sie Teammitglieder, die jeden Teil des Vertriebsprozesses beherrschen. Dazu gehört auch ein:

• Vertriebsverantwortliche Person

• Mitglied der Rechtsabteilung

• Mitglied der Finanzabteilung

• Mitglied der Marketingabteilung

• Mitglied des Customer Success Teams

Diese Teammitglieder kümmern sich um die Generierung von Kontakten, die Vertragsgestaltung, die Preisgestaltung und die allgemeine Interaktion bei anspruchsvollen oder wichtigen Geschäften. Das Vertriebsteam hingegen kümmert sich hauptsächlich um das Tagesgeschäft.

3. Legen Sie Kriterien für relevante Geschäfte fest

Nachdem Sie nun einen Deal Desk eingerichtet haben, legen Sie die Kriterien fest, nach denen ein Geschäft als besonders wichtig eingestuft wird. Kriterien für die Einstufung als wichtiges (oder komplexes) Geschäft können Folgende sein:

• Kunden mit einer gewissen Prominenz

• Kunden, deren Budget eine bestimmte Größenordnung erreicht

• Kunden mit einer Vielzahl von Ansprechpersonen

• Kunden, die viel Interaktion erfordern

Sollte Ihr Deal Desk wichtige Geschäfte von der Kontaktaufnahme bis zum Abschluss betreuen, würde das Vertriebsteam alle Kontakte, die den Anforderungen entsprechen, weiterleiten. Der Deal Desk kann allerdings in jeder Phase des Vertriebsprozesses aktiv werden. So können Sie beispielsweise entscheiden, dass es effizienter ist, hochwertige Kontakte nur dann an den Deal Desk weiterzuleiten, wenn diese Kontakte bereits gut betreut wurden und das Kundeninteresse aussichtsreich ist.

4. Definieren Sie Ihre Vorgehensweise

Jedes Team braucht eine Strategie, um seine Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie Ihren Workflow von Anfang an genau vorgegeben haben, ist sichergestellt, dass die Teammitglieder bei Ihrer Zusammenarbeit genau wissen, was sie zu tun haben und wie sie es tun sollen.

Die Strategie der einzelnen Abteilungen wird unterschiedlich sein. Aber um bei unserem obigen Beispiel zu bleiben, könnte eine Deal-Desk-Übergabe wie folgt aussehen:

• Eine Person aus dem Vertrieb leitet einen hochwertigen Kontakt an den Deal Desk weiter.

• Dies gibt dem Marketingteam die Möglichkeit, den Kontakt näher einzuschätzen und seine Bedürfnisse zu ermitteln.

• Die Vertriebsverantwortlichen des Deal Desk entwickeln eine individuelle Vertriebsstruktur für diesen Kontakt.

• Das Mitglied der Rechtsabteilung prüft das Geschäft.

• Das Mitglied des Customer-Success-Teams steht mit dem Kunden in Kontakt, um die Zustimmung und Beteiligung am Geschäftsabschluss zu fördern.

• Das Mitglied des Finanzteams schließt die Transaktion ab.

Da Ihr Team nicht unbedingt regelmäßig zusammentrifft, kann eine Übergabestruktur dafür sorgen, dass jeder weiß, wann er gefordert ist, sich einzubringen.

5. Analysieren Sie Ihre Erfolge

Wie die meisten Workflows ist auch die Einrichtung eines Deal Desk kein einmaliger Vorgang. Sobald Sie Ihren Deal Desk eingerichtet haben, sollten Sie eine kontinuierliche Verbesserung anstreben. Prüfen Sie in aller Ruhe, was funktioniert und was nicht. Nutzen Sie Vertriebssoftware, um zu beurteilen, ob Ihr Deal Desk den Gewinn auch tatsächlich steigert. Sie könnten Folgendes feststellen:

• Mehr wertvolle Geschäfte in der Vertriebspipeline

• Verkürzte Vertriebszykluszeit

• Gesteigerte Produktivität der Teammitglieder innerhalb und außerhalb des Deal Desk

• Mehr Abschlüsse von Aufträgen aus dem regulären Tagesgeschäft dank der Unterstützung des Deal Desk

Vielleicht fallen Ihnen auch Bereiche auf, an denen Sie noch arbeiten müssen. Zum Beispiel könnte Ihr Deal-Desk-Team anfängliche Schwierigkeiten bei der Kommunikation haben. Da diese Teammitglieder vorher noch nicht zusammengearbeitet haben, brauchen sie möglicherweise Zeit, um sich anzupassen. Veranstalten Sie Workshops oder nutzen Sie Eisbrecher abseits des Deal-Desk-Prozesses und versuchen Sie so, die Teamdynamik zu verbessern.

6. Überarbeiten Sie Ihre Strategie nach Bedarf

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Analyse, um Ihre Deal-Desk-Strategie zu überarbeiten. Ein Deal Desk verbessert zwar häufig Ihren Umsatz, doch ein unzureichend arbeitendes Team kann auch zu Gewinneinbußen führen. Um derart negative Auswirkungen zu vermeiden, sollten Sie eine Deal-Desk-Analyse immer dann durchführen, wenn Sie Ihren Vertriebsprozess überprüfen. Am besten in regelmäßigen Abständen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt und die Effektivität des Teams nachverfolgen.

Häufige Herausforderungen beim Deal Desk

Ein Deal Desk bringt erhebliche Vorteile, doch bei der Einführung und im laufenden Betrieb können Herausforderungen auftreten, die Sie frühzeitig adressieren sollten.

• Kommunikationsengpässe zwischen Abteilungen: Wenn Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, können unterschiedliche Prioritäten und Kommunikationsstile zu Verzögerungen führen. Definieren Sie klare Kommunikationskanäle und nutzen Sie ein zentrales Work-Management-Tool, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.

• Fehlende Standardisierung: Ohne einheitliche Prozesse für Preisgestaltung und Vertragsbedingungen riskieren Sie inkonsistente Angebote. Erstellen Sie Vorlagen und Richtlinien, an denen sich alle Teammitglieder orientieren können.

• Überlastung des Deal Desk: Wenn zu viele Geschäfte an den Deal Desk weitergeleitet werden, kann das Team überlastet werden. Legen Sie klare Kriterien fest, welche Geschäfte tatsächlich die Unterstützung des Deal Desk benötigen.

• Mangelnde Transparenz über den Bearbeitungsstand: Stakeholder benötigen jederzeit Einblick in den aktuellen Status eines Geschäfts. Setzen Sie auf automatisierte Statusberichte und Echtzeit-Dashboards, um den Überblick zu behalten. Mit einer Workflow-Vorlage können Sie standardisierte Abläufe definieren.

Definieren Sie Governance-Regeln für Ihren Deal Desk frühzeitig und wählen Sie ein Work-Management-Tool, das Transparenz über alle Genehmigungsschritte bietet. Achten Sie dabei auch darauf, dass alle verarbeiteten Kundendaten den Anforderungen der DSGVO entsprechen, insbesondere bei der zentralen Speicherung und Weitergabe von Vertragsinformationen.

Die Team Beverage AG stand vor ähnlichen Herausforderungen bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Durch die Einführung von Asana als zentrales Kommunikations- und Aufgabenmanagement-Tool konnte das Unternehmen Prozesse standardisieren und die Transparenz über alle Teams hinweg deutlich verbessern. Entdecken Sie, wie Asana auch Ihren Deal Desk unterstützen kann – fordern Sie eine kostenlose Demo an.

Deal Desk als Hebel für nachhaltige Vertriebsstärke

Ein gut strukturierter Deal Desk vereint die Expertise verschiedener Abteilungen, verkürzt Vertriebszyklen und sorgt für konsistente, hochwertige Angebote bei komplexen Geschäften. Entscheidend für den Erfolg sind klare Prozesse, definierte Kriterien für die Geschäftsübergabe und ein zentrales Tool, das alle Beteiligten verbindet. Starten Sie jetzt und optimieren Sie Ihren Vertriebsablauf mit Asana, um Ihre Teams effizient zu koordinieren und mehr Abschlüsse zu erzielen.

Häufige Fragen zum Deal Desk